Skip to main content
XS SM MD LG XL

Bij stages gaat het om praktijkervaring. Met de poten in de modder, aanpakken, een kantoor of werkplaats ervaren.

Corona maakt momenteel voor veel studenten een einde aan die ‘hands-on’ ervaring. Toch zijn remote stages in een aantal gevallen goed mogelijk, zeker waar het stages zijn die je via een computer kunt doen zoals marketing, ontwerp, it, communicatie en onderzoek.

Hoe pak je dat dan aan?

De vraag is wel hoe je dat dan doet? Hoe zorg je ervoor dat je studenten een goede ervaring geeft tijdens de introductie terwijl ze niet die fysieke component hebben

Daarover gaat dit blog

Want remote inwerken heeft ook voordelen. Een remote introductie kan helpen om het inwerkproces te versnellen zodat studenten worden ingewerkt tot de autonome, jonge talenten kunnen die je zoekt. Je leert ze kennismaken met jouw bedrijf, maar ook functioneren in een remote omgeving. Nuttige vaardigheden om te ontwikkelen, zeker als je als ziet dat remote in een aantal sectoren een blijvend verschijnsel is en dat de werkplek en zaken als kantoor structureel gaan veranderen doordat (of dankzij) dat verdraaide virus. 

Hierbij een aantal tips om die introductie slim en effectief aan te pakken zodat je gemotiveerde, betrokken en autonome stagiairs ontwikkeld die ondanks de afstand geweldige ervaringen hebben, terwijl jij er niet onnodig veel tijd en energie aan kwijt bent. In ieder geval zo min mogelijk negatieve energie.

Ik ben mij er volkomen en totaal bewust van dat dit een aantal oplossingen zijn, en dat er veel meer mogelijkheden zijn. Zie dit dus vooral niet als uitputtende lijst, maar als inspiratie om de eigen remote onboarding verder te verbeteren of als mooi startpunt om zelf stagiairs te gaan inwerken op afstand. 

Voorkom isolatie

Het is belangrijk dat jouw student een persoonlijk welkom krijgt. Doordat er tijdens de stage minder fysiek / face-to-face contact is kan het een gevoel van isolatie oproepen. Gebruik dus video om de student welkom te heten en laat zien dat je het heel fijn vindt dat de student op stage komt.

Tip: Wellicht kun je een virtuele tour geven. Dat hoeft niet hightech, een rondje door het bedrijf met de mobiele telefoon is al geweldig. Als je dit persoonlijk doet kan dit zelfs effectiever zijn dan een gelikte professionele video. 

Veiligheid

Veiligheid is een heel belangrijk thema momenteel. De wereld is turbulent, de toekomst is onzeker, en je moet op stage via jouw computer in een bedrijf dat je niet kent. Wees je er dus heel bewust van dat je regelmatig zult moeten communiceren met de stagiair. Als je dit regelmatig en structureel aanpakt. Als je regelmatig updates rondstuurt aan stagiairs over het bedrijf heeft de student snel een gevoel en idee bij de organisatie en wat er speelt. Dit kan natuurlijk prima een bestaande nieuwsbrief zijn, of een link naar het intranet of slackkanaal. Zolang de student maar goed gaat begrijpen wat er speelt en waar de stagiair haar kostbare tijd en energie aan bijdraagt. 

Geef een startpakket

Het is al lastig op die eerste werkdag om alle gezichte te onthouden en namen in je hoofd te krijgen. Op afstand is dat niet anders. Het is daarom heel handig om in een startpakket ook een organisatieoverzicht te geven, misschien zelfs met namen en functies én als het kan een foto. Heb je dat al digitaal? Prima! Als de student weet wie waar zit en wat de taken zijn scheelt dat zoeken, effectief dus én positief voor het zelfvertrouwen van de student. 

Tip: FAQ it! Voeg een lijst ;veelgestelde vragen’  of’Frequently Asked Questions’ toe, of maak deze beschikbaar via internet. Zo kan de student zelf antwoorden vinden op vragen voordat ze jou als begeleider moeten raadplegen. Dit is prettig voor de student en scheelt jou weer tijd. 

Technologie. 

Check voor de eerste stagedag of alle techniek werkt. Is de videoverbinding op orde? ZIjn e-mail adressen geregeld, kan de student online bij alle belangrijke schijven, documenten en bronnen? Voorkom dat jouw stagiair de eerste stagedag moet gebruiken om kennis te maken met de IT-helpdesk.  

Hoewel het niet altijd een verplichting is, kan het helpen om met de student te kijken of deze over alle spullen beschikt om de stage goed te doorlopen. Heb je nog een monitor staan? Een ergonomische muis? Je hoeft natuurlijk geen volledige werkplek in te richten voor iedere stagiair,  maar je bent wel medeverantwoordelijk voor een veilige werkplek. Het meedenken met de stagiair hierover is fantastisch voor de motivatie en het gevoel van betrokkenheid. ‘Ik hoor erbij’; dat gevoel wil je promoten.

Proces

Voordat je begint is het heel handig om in beeld te hebben hoe jouw introductieproces verloopt. Hoe communiceer je bijvoorbeeld met collega’s? Is dat via Teams, via de telefoon, e-mail? Slack. Trello, Asana? Er is zoveel mogelijk. Het is daarom belangrijk dat je voor iedere stagiair een gids hebt met de communicatiekanalen en waar je deze voor benut.

Voorbeeld: ‘Vragen stellen doen we via Slack, persoonlijke vragen tussendoor stel aan je begeleider via WhatsApp, formele begeleidinggesprekken via Teams’.

Werktijden

Als de stagiair aan de slag gaat is het de vraag wanneer je verwacht dat de student beschikbaar is. Communiceer helder dat je verwacht dat de student ’s ochtends om 09.00 uur online is voor een dagstart, maar communiceer ook helder als je het ok vindt als de student ’s avonds doorwerkt en hierna ’s ochtends wat later begint.

Vergeet ook niet de student te helpen met het plannen van de rest van de dag. Waneer ga je lunchen? Wanneer neem je pauze? Voor reguliere medewerkers is het al lastig om je dag goed te plannen als je remote werkt, laat staan voor een startende, onzekere stagiair die graag een goede indruk wil maken vanachter wie webcam.  

Als de stagiair gaat beginnen is het erg nuttig als de stagiair een e-mail schrijft aan het hele bedrijf. Of een bericht zet op Slack, kan ook, wat jullie als kanaal gebruiken natuurlijk. In die e-mail staat wie de student is, welke opleiding de student doet, wat de taken /opdrachten zijn en hoe de student bereikbaar is (slacknaam, e-mail, evt telefoonnummer et cetera. Schrijf hier ook bij wat de verwachtingen zijn ten opzichte van collega’s. Zo voorkom je dat collega’s geen tijd vrijmaken voor de student terwijl zij wel nodig zijn voor het succesvol uitvoeren van de taken en opdrachten. 

Tip: Voeg een persoonlijke touch toe om informele gesprekjes te kickstarten. Voeg bijvoorbeeld wat prive informatie toe: Hondenliefhebber, fotografiefanaat, wielrenner, dat soort zaken.

Bouw routine

Het is natuurlijk anders dan fysiek stagelopen, maar routine blijft belangrijk. Zorg dus voor een routekaart voor de stagiair voor de eerste periode. Dit kan de eerste 1 a 2 weken zijn. Geef specifieke taken en opdrachten, plan afspraken met relevante collega’s, geef opdrachten om de organisatie beter te leren kennen. Let daarbij op dat de introductie niet alleen gaat over de vraag of de student jouw bedrijf kent maar vooral ook over de vraag of de student zich thuisvoelt en met zelfvertrouwen aan de slag kan.  

Team

De stagiair zit niet in een vacuüm natuurlijk, deze zal stagelopen in een team. De kennismaking met dit team is daarom belangrijk. Je kunt dit team introduceren aan de student en vice versa in een teamcall. Doe dit bijvoorbeeld als je een werkoverleg hebt en nodig de stagiair uit. Sta hierbij informeel stil bij de student en laat die kennismaking vooral gaan over een informele kennismaking. Het gaat meer over de kennismaking dan om het verdelen van taken. 

Tip: Zijn er rituelen in jouw bedrijf? Bijvoorbeeld een gezamenlijke lunch? Nodig de student daar voor uit! 

Maak het interactief

Het ergste wat ik nog herinner uit mijn stages waren de momenten waarop ik mijzelf mocht ‘inlezen’ in de organisatie. Verschrikkelijk! Zit je achter je scherm naar zo’n handboek in pdf te staren. SAAAAI. Maak die kennismaking daarom leuk en interactief. Met een quiz bijvoorbeeld. Of met een bedrijfsbingo waarin je spelenderwijs de organisatie leert kennen. Dit kun je al voor de eerste werkdag regelen, zodat de student al goed weet hoe jouw organisatie in elkaar steekt als deze inlogt op de eerste stagedag. Ook hier kan een virtuele tour geweldig motiverend werken. 

Plan gesprekken

Plan zelf alvast regelmatig meetings in gedurende de eerste twee weken. Doe dit als het kan iedere dag. Geef in deze calls heldere doelstellingen voor de twee weken en knip die op in een takenlijst per dag. Zo weet de stagiair wat zij moet doen. Je zult merken dat de stagiair na enige tijd minder behoefte heeft aan die dagelijkse belletjes; Dit is een signaal dat de stagiair autonomer aan de slag kan. Voor de een is dit na twee weken, voor de ander duurt dat langer. Voel dat aan. Moet je die belletjes afschaffen dan? Ik adviseer om dat niet te doen, maar om de meetings inhoudelijker te maken. Vaak is dit een natuurlijke transitie.

Die gesprekken hoef je trouwens niet alleen via een scherm te doen. Als het qua reisafstand te doen is kun je ook kiezen om een paar gesprekken fysiek te plannen, bijvoorbeeld door een rondje te gaan lopen met de stagiair. Dit is goed voor je, bovendien is een gesprek tijdens een wandeling minder ‘eng’ omdat je niet aan een tafel tegenover elkaar zit maar samen loopt en elkaar niet aan hoeft te kijken.  Dit scheelt enorm in de drempel om een open gesprek te voeren. 

Tip: Zorg ervoor dat die planning als het even kan voor de eerste stagedag al in de mailbox ploft. Zo kan de student vooraf al inzien hoe goed je de zaakjes op orde hebt. 

Even binnenlopen

In een gewoon kantoor of op een gewone werkplaats is er altijd ruimte om ‘even binnen te lopen’ bij jou of een andere begeleider of een vraag te stellen. Dat is op afstand lastiger. Het is belangrijk om ook online die mogelijkheid te creëren. Het is belangrijk dat er iemand is die ze altijd kunnen benaderen met vragen, opmerkingen of problemen. Dit hoeft niet iemand te zijn die bij nacht en ontij beschikbaar is. Het is wel iemand die op vaste momenten beschikbaar is om vragen te beantwoorden. Meestal is de begeleider dit zelf, het kan zo zijn dat een collega deze taken overneemt. Zeker als het om meer vakinhoudelijke vragen gaat kan het best zo zijn dat de formele begeleider minder kennis of tijd heeft waardoor je de begeleiding deels bij een ander delegeert. Los daarvan is het sowieso belangrijk om een vast contactpunt te hebben waar ze zonder schroom of schaamte al hun ‘domme’ vragen kunnen neerleggen.

Tip: Het stomste wat je kunt doen bij het begeleiden van stagiairs is zeggen ‘dat je deur altijd openstaat’. De meeste studenten zullen niet binnen durven lopen en dus blijven rondlopen met vragen en onzekerheden. Wacht dus niet tot studenten bij jou binnenlopen maar loop binnen bij hen.  

We zijn allemaal aan het leren

Het is belangrijk om te realiseren dat online en remote stagelopen niet voor iedereen gesneden koek is.. Accepteer daarom dat de leercurve stijl is en fouten gemaakt zullen worden. Door de stagiair, maar ook door jou en jouw collega’s. 

in dit kader is het nuttig om ook jezelf als actieve lerende op te stellen door de student te vragen om op te schrijven wat zij denkt dat goed gaat en wat beter kan. Ik noem dit in fysieke stages een ‘dagboek van verbazing’. 

Net als bij stagiairs geldt ook hier: Je kunt jezelf niet verbeteren als je niets vraagt.

 

Gratis stageboek preview ontvangen?