Skip to main content
XS SM MD LG XL

 

Word een magneet voor jong talent
Bespaar tijd en geld op HR

Ook tijdens stages is een slimme en effectieve onboarding heel belangrijk. Sterker nog; Eigenlijk is een goed georganiseerde stage een recruitmentinstrument én onboarding instrument in een!

In deze blog geven wij jou 7 tips hoe je de stage gebruikt om van stagiairs of afstudeerders enthousiaste, betrokken fans te maken van jouw bedrijf.

 

onboardingPhoto by Etienne Boulanger on Unsplash

 

1. Breng administratieve taken terug tot een minimum

Millennials en hun opvolgers (Generatie Z) doen alles digitaal. Breng daarom de administratieve kant van de stage terug tot een minimum en kijk waar je jouw boodschap slim en effectief over kunt brengen. Kijk daarbij goed wanneer je bepaalde zaken nodig hebt. Je wilt immers ‘infobesitas’ voorkomen bij studenten. Zo kan de student zich op de eerste stagedag volledig richten op jouw bedrijf in plaats van op contracten en belastingformulieren. En is het per se nodig dat de stagiair op dag 1 alle collega’s een hand geeft (en de namen weer vergeet), of kun je dit slimmer doseren? Kun je dit ook leuker en interactiever maken? Hoe beter je jouw proces laat aansluiten op de wensen en behoeftes van stagiairs, hoe enthousiaster ze zijn over jouw bedrijf en hoe sneller en effectiever stagiairs van meerwaarde zijn.

Kun je dit ook leuker en interactiever maken?

2. Pak de inzet van stagiairs strategisch aan

Wil je dat studenten echte meerwaarde leveren voor jouw bedrijf? Dan is het belangrijk dat je goed nadenkt over de taken die je ze geeft. Het lijkt een inkopper, toch is het opvallend hoeveel bedrijven reactief omgaan met stages. ‘we krijgen een sollicitatie, dan kijken we wel of het past’ is een veelgehoorde reactie op de vraag hoe bedrijven met stages omgaan.
Dit kan veel effectiever! Welk probleem kan een stagiair oplossen voor jouw bedrijf? Dit doe je door goed te weten wat jouw kwaliteiten zijn, waar stagiairs bijdragen en wat je op de langere termijn (3 tot 5 jaar) zou willen bereiken met studenten. Dit kan direct gerelateerd zijn aan de inhoud van werkzaamheden (bijvoorbeeld een student die eens paar jaar een marktonderzoek doet, of een vaste stageplek op een specifieke afdeling).

Het kan ook aansluiten op jouw strategisch HR beleid; bijvoorbeeld door stages als een wervingsinstrument te gebruiken voor vacatures in jouw organisatie. Verwacht je dat in jouw bedrijf bepaalde functies meer nodig zijn? Ziet het er naar uit dat medewerkers gaan vertrekken? Anticipeer daarop door gericht stagiaires te werven. Ook als je niet direct een baan kunt bieden bouw je een talentpool op van (als het goed is) enthousiaste ambassadeurs. Kijk bij deze stagestrategie goed naar de unieke propositie die jouw bedrijf doet aan studenten. Die propositie is uniek. Ik vertel vaak het verhaal dat ik ooit las (vergeten waar het was!) van Audi dat zich onderscheidde met de propositie dat hun metallic lak miljoenen metaaldeeltjes bevat. Prachtig! Alleen alle metallic lak heeft miljoenen metaaldeeltjes. Het gaat niet om de vraag of het absoluut uniek one of a kind is. Het gaat erom dat jij zo slim bent om die zaken te benoemen die jouw bedrijf uniek maken, voordat anderen dit doen.

Het gaat niet om de vraag of het absoluut uniek one of a kind is.

3. Bouw aan een sterk Employer Brand

De arbeidsmarkt is heel krap. Jij bent als bedrijf de kandidaat. Dan wil je goed in the picture staan van jong talent. Dit doe je door al tijdens de opleiding kennis te maken met studenten en door hen een geweldige stage-ervaring te geven. Let op! Wat je tijdens de stage leert is niet doorslaggevend in jouw employer brand. Hoe je in jouw bedrijf kunt leren bepaald jouw imago. Het gaat om de ervaring die je meegeeft. Geef je een topervaring? Dan zullen studenten enthousiast vertellen over jouw bedrijf. Doe je dat niet, dan vertellen studenten dat ook, maar dan wellicht negatief. Een tip van ons: jouw employer brand ontwikkel je door alle aspecten van de stage sterk neer te zetten. Niet door alleen de werving hip en aansprekend te maken dus, maar ook de onboarding slim aan te pakken, de begeleiding goed in te richten, eerlijke beoordelingen te geven en de offboarding te benutten om te leren waar je als organisatie kunt verbeteren. Een cactus op instagram is nog geen employer brand.

 Bonustip: begin op tijd met het bouwen van jouw employeer brand. Zorg dat je al ruim voor de stage ‘op de radar’ komt van studenten. Bijvoorbeeld met gastlessen en bedrijfsbezoeken, of bijvoorbeeld door alvast een ‘virtual tour’ op jouw site te zetten

 

4. Behoud kennis en cultuur

Een stage duurt gemiddeld 5 tot 6 maanden. Ttoevallig ook de periode die het kost voor een nieuwe medewerker om goed ingewerkt te zijn . Natuurlijk weet die stagiair op dag 1 waar de koffieautomaat staat en waar de werkplek is. Maar hoe jouw bedrijfscultuur in elkaar steekt is een stuk lastiger. Je kunt tijdens de onboarding studenten op een slimme, goed gedoseerde en leuke manier laten kennismaken met jouw bedrijf.
Nog een belangrijk voordeel: een stagiair drukt tijdens deze periode nauwelijks op de begroting. Je hebt dus een geweldige kans om iemand risicoloos te laten kennismaken met jouw bedrijf of organisatie. Heb je de kans om een stagiair in dienst te nemen? Dan heb je een goed geïntegreerde nieuwe kracht die vanaf dag 1 meerwaarde oplevert, geen dure nieuwe medewerker die eerst maandenlang op halve kracht draait, Slim!

Ook het vertrek van stagiairs (offboarding) is een fantastische kans om kennis en cultuur over te brengen en te verbeteren. Een goede offboarding geeft jouw bedrijf eens in de de paar maanden een ‘usercase’ van een stagiair. Hiermee kun je continue blijven schaven aan jouw ‘product-market fit’ rondom stages. Natuurlijk is het soms lastig om in een eindgesprek de hele stage te doorlopen. Er is weinig tijd en de student weet niet altijd meer wat hij in de eerste week dacht of voelde. Een handig instrument is daarbij een ‘dagboek van verbazing’ waarin je de stagiair tijdens de hele stage laat bijhouden wat deze vreemd, leuk, stom of uniek vindt. Dit is geweldige data om de ervaring rondom stages nog beter te maken.

Tip van ons: Zet die student weer in voor het werven en inwerken van de nieuwe stagiair. Bijvoorbeeld door een video van de stagiair in jouw onboardprogramma op te nemen. Bekijk hier alle voordelen van onze app.

 

5. Verbeter de kwaliteit van de begeleiding én de stagiair

Als je stages echt succesvol wil inzetten als onboardinginstrument, dan draait het om kwaliteit. De kwaliteit van de de stagiair, die je op een slimme effectieve manier inwerkt, zodat deze waardevol is voor jouw bedrijf of die je tijdens de stage misschien wilt klaarstomen voor een startersfunctie.
Het gaat daarnaast ook om de begeleiding door jouw bedrijf. Het is de begeleiding die bepaald of een stagiair enthousiast is, of niet. Dat moet je niet overlaten aan mensen die niet weten hoe goede begeleiding werkt, of die een stagiair ‘over de schutting geworpen’ krijgen zonder ondersteuning van het hele bedrijf. ‘It takes a Village to raise a child’, ook bij stagiaires.
Jouw hele bedrijf is de leeromgeving, onthoudt dit goed! Succesvolle stagebedrijven doen drie dingen goed tijdens stages: er is een bedrijfsbrede aanpak, mensen weten hoe ze goed begeleiden en er zijn heldere processen en systemen die de onboarding en de stage effectief en efficiënt laten verlopen.

Succesvolle stagebedrijven doen drie dingen goed tijdens stages:

 

6. Reduceer personeelsverloop

Wist je dat 20% van de starters op de arbeidsmarkt in de eerste 45 dagen beslist of ze wel/niet blijven? En dat 77% hier al een beslissing over neemt binnen de eerste 6 maanden? Dat is heel veel.

De belangrijkste reden hiervoor is dat het bedrijf niet aan de verwachtingen voldoet. Dit zijn bijvoorbeeld bedrijven die enorm veel beloven tijdens de werving, die zich heel anders voordoen dan in werkelijkheid het geval is. Ook kan het zo zijn dat de starter onvoldoende praktijkervaring heeft opgedaan waardoor het beeld van het beroep niet overeenkomt met de werkelijkheid. Een slimme stagestrategie kan een groot deel van deze uitstroom voorkomen. Zorg er dus voor dat de student een geweldige eerste indruk krijgt van jouw bedrijf, zowel tijdens de onboarding van de stage, als gedurende de stage zelf. Dit levert je een geweldig imago op, je kweekt ambassadeurs voor jouw employer brand. En je voorkomt dat nieuwe stagiairs (of starters die je vanuit de stage een functie kan aanbieden) met verkeerde verwachtingen binnenstappen. Dit zal jouw personeelsverloop drastisch helpen dalen.

7. Stages leveren een hoge ROI

Minder verloop, goedkoop, duurzaam en risicoloos!

Last but zeker not least – de ROI van stages. Natuurlijk kost een stage geld en tijd. Er is een werkplek, een stagevergoeidng en begeleidingstijd van reguliere medewerkers. Als je dit slim organiseert kun je daar al veel winst behalen. Want wat als je van twee uur begeleiding per week naar een uur kunt dankzij een goed georganiseerde aanpak? Het wordt nog interessanter als je deze investering vergelijkt met de werving van reguliere medewerkers. Als je bedenkt dat de vervangingskosten van een reguliere medewerker opgeteld al snel in de tienduizenden euro’s lopen, dan is die stagevergoeding van een paar honderd euro, en die paar uur begeleidingstijd ineens peanuts. Daar komt bij dat de student tijdens de onboarding nog niet als ‘reguliere’ medewerker op de loonlijst drukt.

Een student kan zich niet een half jaar volledig anders voordoen dan hij of zij is. Jouw bedrijf ook niet. Je leert elkaar dus écht kennen. Zo maak je weloverwogen de keuze of jullie een ‘fit’ hebben of niet. Dit is geweldig voor de retentie van medewerkers. En past het niet? Dan is er geen man overboord; de kosten zijn relatief laag. Voor jou én voor de stagiair die een goede leerervaring heeft voordat hij of zij een ‘echte’ baan accepteert en er achter komt dat er geen fit is. Vergeet trouwens ook jouw marketingkosten niet; een paar enthousiaste ambassadeurs die graag over jouw bedrijf vertellen aan andere studenten zijn de beste reclame die je kunt krijgen, tegen extreem lage kosten.

Waar kan jouw bedrijf nog meer uit de verbinding met jong talent halen? En wat levert dit jouw bedrijf op? Dan hebben we nog maar 1 vraag aan je: Waar wacht je op?

Deze blog is een duoblog dat Maarten schreef met onboardingspecialist Appical. Het blog op de site van Appical lees je hier

Gratis stageboek preview ontvangen?