Skip to main content
XS SM MD LG XL

onboarding

 

In de meeste bedrijven zijn er programma’s ingericht om studenten leuk en effectief te onboarden (introduceren).

Er zijn alleen wel situaties waarin die programma’s ineens niet meer passen.

Bijvoorbeeld omder er een wereldwijde pandemie is uitgebroken en je hele personeelsbestand is geëmigreerd naar planeet Zoom.

Gekke situatie, maar de afgelopen weken bewijzen dat het kán.

Hoe doe je dat onboarden dan op afstand?

Onboarden

Het onboarden (introduceren) van een student draait erom dat de student zo snel mogelijk, zo goed mogelijk in staat is om mee te doen in jouw bedrijf.

Twee vragen stel je daarbij centraal:

  1. Hoe zorg ik ervoor dat de student weet hoe ons bedrijf werkt en de praktische zaken kent.
  2. Hoe zorg ik ervoor dat de student zich gaat thuisvoelen.

Zonder coronacrisis kan onboarding trouwens ook een uitdaging zijn die je op afstand moet aangaan.
Denk bijvoorbeeld aan een student die je vroeg in het jaar weet te werven en die nog maanden moet wachten voor de eerste stagedag.

Je wilt in beide situaties zorgen dat de student al zoveel mogelijk wegwijs is in jouw bedrijf en daarbij een fijn ‘ik hoor erbij’ gevoel krijgt.

 

Tip 1: Deel alvast een smoelenboek.



Zorg ervoor dat je een document, een digitale oplossing of iets anders slims hebt waarmee de student alvast kan kennismaken met de verschillende collega’s, taken en rollen in een bedrijf.

Zo heeft de student al een mooi overzicht van de mensen, gezichten en wat iedereen doet.

Tip 2: Stuur een welkomstpakketje

Als een student heeft afgesproken om bij jouw bedrijf te komen stagelopen (of afstuderen) dan kun je jezelf en jouw bedrijf onderscheiden door alvast een welkomstpakketje te sturen. Dit hoeft niet groot te zijn; stuur bijvoorbeeld een koffiemok, een pen, tshirt of simpelweg een kaartje. Dit zorgt ervoor dat de student zich al voor de eerste stagedag een onderdeel gaat voelen van jouw team of bedrijf.

Ook leuk: Een bedrijf dat ik ken maakt een korte video waarin zij alle medewerkers laten zeggen: ‘hoi … , leuk dat je komt!’ Dit plakken ze achter elkaar en sturen ze op.

Geloof mij, daar kan geen koffiemok tegenop. 

Geloof mij, daar kan geen koffiemok tegenop. 

Tip 3: Wijs alvast een mentor aan.

Het is slim om al vroeg in het proces een mentor (of buddy, net hoe je het noemt) aan te wijzen die de student wegwijs maakt in het bedrijf. Het is veel prettiger om vragen te stellen aan een echt mens dan aan een slackbot. Het is sowieso veel prettiger dan naar eigen antwoorden te moeten zoeken in een ‘veelgestelde vragen’ lijstje. Dit contact hoeft niet direct de diepte in te gaan, het gaat erom dat de student wegwijs is en het gevoel heeft dat hij of zij ergens terecht kan.

Bonustip: Zorg er ook voor dat je beschikbaar bent als mentor. Maak tijd vrij in je eigen agenda, en zorg ervoor dat jouw management die tijd ook geeft. Niets is irritanter voor jou en de student als afspraken niet doorgaan ‘want drukdrukdruk’. 

Tip 4: Boek contactmomentjes in.

De opmerking ‘mijn deur staat altijd open’ is niet de oplossing om iemand goed te onboarden.
Bereikbaar zijn is niet genoeg, je zorgt ervoor dat je de student actief uitnodig en betrekt.

  • Bij een nieuwe student die is begonnen doe je bijvoorbeeld iedere ochtend een korte videosessie om te bespreken waar de student mee bezig is, waar deze tegenaan loopt en wat hij of zij nodig heeft.
    Video is persoonlijker dan bellen, maar als het niet anders kan is bellen natuurlijk ook prima.
  • Bij een student die nog moet gaan beginnen hoeft dit niet dagelijks. Je spreekt dan op vaste momenten af om af te stemmen of alles nog naar wens verloopt, of er vragen zijn et cetera. Doe dit bijvoorbeeld 8 weken, 4 weken, 2 weken, een week en een dag van tevoren. Dit zijn geweldige momenten om de student te activeren, vragen te beantwoorden, zorgen en spanning weg te nemen maar vooral om te laten merken hoe tof je het vindt dat de student aan de slag gaat.

Tip 5: Nodig de student uit voor virtual meetings.

Zit je met je team de hele dag op Slack of in Microsoft Teams de thuiswifi te overbelasten?
Zorg ervoor dat de student op gezette momenten ook alvast onderdeel is van deze digitale groepsvorming.

Het is een geweldige kans om alle gezichten te zijn en om zichzelf even voor te stellen.

Heb je een digitale vrijmibo? Nodig de student uit.

Bonustip

Weet dat de introductie van de student ook draait om de kennismaking van collega’s met de student. Zorg er dus voor dat de student zich thuis gaat voelen, alles weet van de koffie-automaat, de login codes kent en de bedrijfskleding al in huis heeft; Maar vergeet vooral niet om de collega’s de kans te geven om in contact te komen met die jonge nieuweling die hen als het goed is een aantal maanden prettig voor de voeten komt lopen.

Zelf doen

Download dan eens onze stagecyclus en denk na over de vragen die wij op deze pdf stellen over de onboarding.
Waar kun je de ervaring nog beter maken voor de studenten die jij wilt bereiken en werven?

stagecyclus onberaden

Gratis stageboek preview ontvangen?